σε

Secretaries Forum

Το forum των στελεχών Βοηθών Διοίκησης

Δημιουργία κανόνων (rules) με το Microsoft Outlook

Τελευταία δημοσίευση από το μέλος admin στις 11-03-2008 14:57. Υπάρχουν 0 απαντήσεις.
Σελίδα 1 από 1 (1 εγγραφές)
Ταξινόμηση Δημοσιεύσεων: Προηγούμενο Επόμενο
  • 11-03-2008 14:57

    • admin
    • Οι δημοφιλέστερες 10 δημοσιεύσεις
      Άντρας
    • Μέλος από τις 09-24-2008
    • Αθήνα
    • Δημοσιεύσεις 84

    Δημιουργία κανόνων (rules) με το Microsoft Outlook

     Οι περισσότεροι χρησιμοποιούμε το Microsoft Outlook για να επεξεργαστούμε την ηλεκτρονική μας αλληλογραφία. Πολλές φορές λαμβάνουμε πολλά emails με αποτέλεσμα να έχουμε εκατοντάδες ακόμα και χιλιάδες emails στο Inbox(Εισερχόμενα) μας, κάτι το οποίο μας δυσκολεύει αρκετά. Πολλοί δημιουργούν φακέλους (folders) και μεταφέρουνε ορισμένα emails τους από το Ιnbox στους νέους φακέλους.  Ας υποθέσουμε ότι είμαστε γραμματέας ή top management assistant μιας μεγάλης εταιρείας. Είναι πολύ λογικό ότι πολλά από τα emails τα οποία λαμβάνουμε να είναι από τον διευθυντή μας ή CEO της εταιρείας. Θα ήτανε πολύ λογικό να έχουμε ένα φάκελο π.χ CEO και να έχουμε εκεί όλα τα emails από τον CEO της εταιρείας. Μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε αυτή την διαδικασία χρησιμοποιώντας rules(κανόνες).


    ·    Ανοίγουμε το MS Outlook
    ·    Επιλέγουμε από το menu Tools->Rules and Alerts
    ·    Επιλέγουμε New Rule από το παράθυρο διαλόγου
    ·    Στο νέο παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε «Start creating a rule from a template»
    ·    Επιλέγουμε το template «Move messages from someone to folder»
    ·    Στο ίδιο παράθυρο επιλέγουμε στο βήμα 2 (Step 2) το email του ατόμου, του οποίου τα emails θα εισέρχονται σε κάποιο φάκελο, κάνοντας κλικ στο « Apply this rule after the message arrives from people or distribution list»


    Στο νέο παράθυρο διαλόγου μπορείτε να επιλέξετε κάποια υπάρχουσα επαφή, να δημιουργήσετε καινούργια ή απλώς να εισάγετε ένα email(π.χ ceo@mycompany.gr) όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα

     

     ·   Στην συνέχεια πατάμε OK.
    ·    Επιστρέφουμε στο προηγούμενο παράθυρο και  επιλέγουμε στο βήμα 2 (Step 2) τον φάκελο(πχ. CEO) στον οποίο θέλουμε να εισέρχονται τα emails από τον CEO της εταιρείας μας με email ceo@mycompany.gr, κάνοντας κλικ στο «Move the message to the specified folder» , όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα

     

    • Πατάμε OK και Next
    • Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται μπορούμε να διαλέξουμε κάποιες επιπλέον συνθήκες για να ισχύσει ο παραπάνω κανόνας π.χ το importance(αν έχει υψηλή ή χαμηλή προτεραιότητα). Μπορούμε να επιλέξουμε πολλές επιλογές αλλά και καμία να μην διαλέξουμε μπορούμε να προχωρήσουμε στο επόμενο βήμα πατώντας Next
    • Στο επόμενο βήμα πατάμε πάλι Next και μας εμφανίζεται το παράθυρο με τις εξαιρέσεις. Εδώ μπορούμε να επιλέξουμε ότι θέλουμε να ισχύει ο κανόνας εκτός π.χ από την περίπτωση που στο θέμα, υπάρχουνε συγκεκριμένες λέξεις π.χ (Travel).Πατάμε Next για να πάμε στο τελικό βήμα.
    • Στο τελευταίο βήμα δίνουμε ένα όνομα στον κανόνα π.χ CEO και πατάμε Finish όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα. Τώρα όλα τα επόμενα emails από τον συγκεκριμένο αποστολέα (ceo@mycompany.gr) θα πάνε στον φάκελο CEO.

     


    Δάσκος Αντώνιος
    Q-Training
    www.q-training.gr
    www.σεμινάρια.gr
Σελίδα 1 από 1 (1 εγγραφές)
Copyright © 2008 by Q-Training.All rights Reserved
Με χρήση του Community Server (Non-Commercial Edition), από την Telligent Systems